Automated Attendant is een eenvoudige versie van het welbekende Interactive Voice Response. Ik weet zeker dat jijzelf ook een \'IVR\' herkent. Als je wel eens een bedrijf hebt gebeld en je krijgt direct een stem te horen die keuzes opsomt in de vorm van :"Druk 1 voor receptie, Druk 2 voor verkoop, Druk 3 voor technische ondersteuning". Dat is een Automated Attendant. Een automatische bediende is een vertaling. Een systeem dat automatisch opneemt en hulp bied.
Vaker word dit afgekort tot AA. Een AA doet eenvoudige taken. Doorschakelen naar een ander toestel. De beller laten uitkomen in een voicemail van iemand of een afdeling. Een mededeling doen van een bepaalde aktie of gewijzigde openingstijden i.v.m. vakantie. Bellers kunnen een keuze voorgelegt krijgen waardoor men in een ander menu terecht komt maar bijvoorbeeld door de 0 in te drukken weer terugkeren naar hun vorige menu. Als je AA\'s tegenkomt is meestal de 0 wel voor hetzelfde ingesteld. Je gaat dan terug naar het vorige of hoofdmenu of je komt meteen uit op een voicemail. Veel Automated Attendants hebben ook een standaard waarde ingesteld van bijvoorbeeld 20 seconden als de gebruiker niet zou intikken of niet kan intikken omdat DTMF niet werkt, wat de AA dan moet doen. In veel gevallen zullen bedrijven de keuze maken tussen of doorschakelen naar een echte telefoniste (klantvriendelijk) of simpel de verbinding verbreken.
Veel Auto Attendant systemen kunnen ook een onderscheid maken tussen openingstijden en sluitingstijden. Het systeem zal andere keuzes aanbieden aan de beller afhankelijk van de dag en tijd dat men belt.
Je ziet dan vaak bij een Automated Attendant dat men tijdens openingstijden de klant een keuzemenu voorschoteld. Als het kantoor gesloten is komt er een mededeling met de openingsdagen en -tijden.
Mocht je de wens hebben dat mensen een lotnummer of klantnummer in kunnen tikken om te kijken of ze prijs hebben gewonnen of gemakkelijker geholpen kunnen worden moet je een IVR dit laten regelen. Nu moet ik wel zeggen dat steeds meer leveranciers de termen door elkaar gebruiken of gelijk trekken. Afhankelijk wat je van het systeem gaat verwachten zou ik dus wel navragen of het om een uitgebreide AA gaat of een simpele IVR om teleurstelling te voorkomen.
Bij traditionele telefooncentrales was dit een zeer dure aangelegenheid. Gelukkig door de komst van VoIP en de integratie van de telefooncentrale met de computer is dit zeer betaalbaar geworden. Vaak gaan bedrijven over naar een VoIP telefooncentrale omdat ze toch graag een AA of IVR hebben. Je kunt dan de centrale bellen en zo je voicemail berichten te beluisteren of deze zelfs in je e-mail postvak krijgen.
Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Geen opmerkingen:
Een reactie posten